Trotz Home-Office-Regelung: Darum sollten Unternehmen eigene Büroräume haben

Frau arbeitet mit Hund im Home Office

Werden Büros überflüssig, da zukünftig alle Angestellten im Home Office arbeiten? Nein, definitiv nicht! Das spricht dafür, dass Firmen weiterhin Arbeitsplätze im Büro anbieten.

Löst das Home Office den klassischen Arbeitsplatz ab?

Die Zeit der Corona-Pandemie hat gezeigt: Viele Berufe und Tätigkeiten können sehr gut vom sogenannten Home Office aus erledigt werden. Diverse Umfragen zeigen, dass ein Großteil der Arbeitnehmer gerne weiterhin voll von zuhause aus oder in einem flexiblen Modell weiterarbeiten möchte.

Zahlreiche Unternehmen, von kleinen mittelständischen Betrieben bis hin zu Weltkonzernen, folgen diesem Wunsch: Sie etablierten auch abseits der COVID-Pandemie spezielle Home-Office-Regelungen für ihre Mitarbeiter.

Arbeitet auch in Ihrem Unternehmen ein beträchtlicher Teil der Angestellten per Remote? Und sollen es in absehbarer Zeit noch mehr geben, welche die Vorteile von Home Office genießen können? Dann kommt bei Ihnen sicherlich eine große Frage auf: Benötigen wir überhaupt noch eigene Büroräume?
 

  1. Remote Work, Home Office vs. Telearbeit: Was sind die Unterschiede?
  2. Ein Unternehmen ohne eigene Büroräume - geht das?
  3. Eigene Büroräume: Was sind die Vorteile?
  4. Weitere soziale Faktoren, die für ein echtes Office sprechen
  5. Mitarbeitergesundheit und Datenschutz nie vergessen!
  6. Büros werden vielseitig eingesetzt
  7. Fazit
     

Remote Work, Home Office vs. Telearbeit: Was sind die Unterschiede?

Wenn Sie Ihre Arbeit im Zug, im Hotel oder von Zuhause aus erledigen können, nennt sich das Remote Work. Beschränkt sich Ihre Tätigkeit “per Remote” auf ein gelegentliches Arbeiten in den heimischen vier Wänden, spricht man von Home Office. 

Ist Ihr Zuhause der feste Arbeitsplatz, fällt das unter die Telearbeit. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmern den sogenannten Telearbeitsplatz einrichten.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Telearbeit und Home Office allgemein als Home Office (zu deutsch: Heimarbeit) bezeichnet. Zur Vereinfachung nutzen wir diese Begrifflichkeit auch in diesem Beitrag.
 

Ein Unternehmen ohne eigene Büroräume - geht das?

Ja. Besonders bei Start-ups hat sich dieses Modell etabliert. Die Entrepreneure setzen auf Remote Work mit Teams, die teilweise über die ganze Welt verteilt sind. Für Präsenz-Meetings und dergleichen werden für einen kurzen Zeitraum Tagungsräume oder Coworking Spaces angemietet. 

Die Vorteile dieser Arbeitskultur liegen auf der Hand: Die Unternehmen sparen sich die (teils immensen) Kosten für Mieten, auch Ausgaben für Heizung, Strom und Reinigung fallen weg. Und die Mitarbeiter müssen keine nervenzehrenden Pendeleien in Kauf nehmen, um zum Arbeitsplatz zu gelangen. Das sorgt für mehr Freizeit und zufriedenere Angestellte. Willkommen im New Work!


Eigene Büroräume: Was sind die Vorteile?

New Work hin oder her - manche Menschen können nicht im Home Office arbeiten. Sie fühlen sich dabei unwohl und es fehlt ein gewisser Selbstantrieb, die anfallenden Tätigkeiten zu erledigen. Unproduktivität und Unzufriedenheit sind die Folge. Manchmal kann ein dauerhaftes Arbeiten von zuhause aus in Depressionen enden. 

In solchen Fällen ist es besser, wenn - sofern es die äußeren Zustände zulassen - die Mitarbeiter wie gewohnt einen Büroarbeitsplatz haben. Hier können sie Ihrem Beruf nachgehen und zugleich ein wenig Socializing betreiben: ein Plausch in der Kaffeeküche oder ein privates Gespräch in der Kantine. Das ist auch gut so, denn Menschen brauchen Menschen. Digitale Tools wie Skype, Zoom, Microsoft Teams oder Slack können dieses Bedürfnis nur bis zu einem gewissen Grad ersetzen. Der Kontakt “face to face” ist intensiver als jeder Austausch per Chat oder Videokonferenz.

Dazu kommt: Bei einer Kommunikation, die größtenteils per Mail oder Chat erfolgt, kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Das bekannte Zwischen-den-Zeilen-Lesen führt gerne zu falschen Interpretationen. Besonders, wenn die Personen sich persönlich kaum kennen und somit nicht wissen, wie der andere “tickt”.
 

Weitere soziale Faktoren, die für ein echtes Office sprechen

Das Kennenlernen und menschliche Miteinander ist besonders für neue Mitarbeiter wichtig. Sie müssen wissen, wer zu ihrem Team gehört, wie die Organisationsstruktur aussieht und welcher Umgangston gepflegt wird. Fehlen diese Komponenten, können sich “Neulinge” nur schwer in das Unternehmen eingewöhnen.

Wofür steht Ihr Unternehmen? Was sind die Ziele und Werte? Dieser Spirit lässt sich über das Internet oder Telefon nur schwer vermitteln. Er muss gefühlt und gespürt werden. Am besten geht das, wenn Sie und Ihre Kollegen über die Flure laufen, direkt miteinander arbeiten und auch gerne mal hitzige Diskussionen führen.

Gibt es Stress, zwischenmenschlich oder weil sich die Arbeit stapelt, kann ein “So, ich mache die Bürotüre zu und gehe nach Hause” ein gutes innerliches Zeichen sein. Sie lassen die Arbeit Arbeit sein und genießen danach Ihre Freizeit. Im Home Office fällt die Trennung zwischen “Work” und “Life” oft schwer, weil beides miteinander verschwimmt.

Wenn die Work-Life-Balance in Schräglage gerät, kann es Auswüchse in zwei Richtungen geben: Sie arbeiten weniger; oder Sie arbeiten deutlich mehr. Beides sollte ein Vorgesetzter bei seinen Mitarbeitern im Blick haben. Per Remote fällt das schwerer als bei einer Präsenz im Büro.
 

Mitarbeitergesundheit und Datenschutz nie vergessen!

Haben Sie zuhause einen richtigen Bürotisch, einen Computer mit mindestens einem großen Monitor und einen ergonomischen Stuhl? Oder sitzen Sie eher auf einem Wohnzimmerstuhl gekrümmt vor ihrem kleinen Notebook-Bildschirm? Sollte Letzteres der Fall sein, kommt ihr Arbeitgeber nicht seiner Fürsorgepflicht nach. Er hat unter anderem darauf zu achten, dass seine Mitarbeiter gesund bleiben. In einem Büro ist das leichter zu bewerkstelligen.


Ein weiterer Pluspunkt für ein Büro ist die Einhaltung der IT Compliance: Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung müssen nicht nur IT Experten, sondern alle Mitarbeiter darauf achten, dass die Informationssicherheit und der Datenschutz immer gewährleistet sind. Remote Work oder Home Office erschweren dieses Vorhaben, was “Cybergangster” gerne ausnutzen.

Apropos Digitalisierung: Es kommt gerne vor, dass nicht alle Mitarbeiter zuhause über die Internetgeschwindigkeit verfügen, die sie für ein reibungsloses Arbeiten benötigen. In Bürogebäuden gehört ein schneller Anschluss ans Netz zum Standard. 
 

Büros werden vielseitig eingesetzt

Ein Office ist mehr als nur ein Ort für die Arbeitsplätze der Mitarbeiter. Meist gibt es hier neben der obligatorischen Kaffeeküche auch Meetingräume. Und zunehmend bieten Arbeitgeber kleine Rückzugsorte zum Entspannen an.

Ebenso dienen Büroflächen zum Aufstellen von Druckern, Kopierern, Plottern, Servern, Spezialmaschinen und weiteren Systemen. Auch Marketing- und Vertriebsmaterialien wie Roll-ups, Broschüren oder Messestände werden hier gelagert.

Was Sie ebenso nie vergessen sollten: Ihre Büroräume dienen einem repräsentativen Zweck, zum Beispiel für Kunden, Geschäftspartner, Dienstleister und Bewerber. Diese bekommen bei einem Besuch in Ihrem Firmensitz ein besseres Gefühl für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter.
 

Home Office oder Büro: Was ist besser?

Die Antwort muss jedes Unternehmen individuell finden und sie unter Umständen im Laufe der Zeit mehrfach anpassen.

Es gibt einen starken Trend zum Home Office. Verständlich, denn diese Form des Remote Work bietet viele Vorteile. Arbeitnehmer, die diese zu schätzen wissen und mit den Arbeitsbedingungen umgehen können, möchten sie nicht mehr missen.
 

Doch Home Office ist kein Allheilmittel. Wie hier aufgezählt, gibt es sehr viele Punkte, die für ein Büro mit einer (gelegentlichen) Anwesenheitspflicht sprechen.


Wie so oft, kann die Lösung in der Mitte liegen: Ihr Unternehmen setzt auf flexible Arbeitsmodelle und behält sein Büro, verkleinert aber die Flächen. Angestellte, die vor Ort arbeiten möchten, können zum Beispiel über Desk Sharing einen Arbeitsplatz erhalten. Sollten die Kapazitäten knapp werden, ist es möglich, weitere Räume temporär in einem Coworking Space oder einem ähnlichen Angebot hinzu zu buchen.

Fazit

Die Arbeitswelt ist seit vielen Jahren im Umbruch, die Corona-Zeit war hierfür ein Beschleuniger. Home Office oder pures Remote Work, flexible Arbeitszeiten und Teamstrukturen, die im Fluss sind: Für diese Umbrüche und Herausforderungen müssen Arbeitgeber die passenden Antworten finden. Antworten, die in der Breite über alle Mitarbeiter funktionieren, aber zugleich auch die Bedürfnisse der Einzelnen ernst nehmen.

Bilder: Adobe Stock, ImmoScout24, BR, Statista