Mit diesen Smartphone-Apps haben Sie Ihr Büro in der Hosentasche

Fast jeder Mensch besitzt ein Smartphone. Gerade im IT-Bereich liegt die Durchdringung bei nahezu 100%. Sind Sie viel unterwegs, sollten Sie Ihr Gerät für das sogenannte Remote Work optimieren. Das bedeutet, mit den richtigen Apps und Cloud-Zugriff können Sie die meisten Office-Tätigkeiten unterwegs erledigen.

Herunterladen, installieren, einloggen, los geht’s!
 

Videokonferenzen

Spätestens seit der Corona-Krise ist klar, dass eigentlich viele Präsenz-Meetings sehr gut durch Videokonferenzen ersetztbar sind. Das spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Von Skype und Zoom über GoToMeeting und Microsoft Teams bis hin zu Jitsi und WebEx: Jedes namhafte Videochat-Tool gibt es auch als App. 
 

Aufgaben und Tasks

Was früher der Notizblock war, sind heute Task-Apps. Mit ihnen können Sie schnell Aufgaben mit Notizen festhalten, Dokumente anhängen und sich per Push-Nachricht erinnern lassen - so geht nichts mehr verloren. Reichen Ihnen diese simplen Funktionen, sind Microsoft To-Do und Remember the Milk eine gute Wahl. Möchten Sie ihre Tasks detailreicher planen und sogar auf Ihrer Smartwatch verwalten, bieten sich Any.do und Todoist an.
 

Projektmanagement

Die Zeiten, in denen große Projekte mit MS Project oder Excel gemanagt wurden, scheinen vorbei zu sein. Agiles, schnelles Handeln ist heutzutage Trumpf. Sie müssen dementsprechend Projekte und Zeitpläne flexibel planen und Tasks schnell verschieben können. Kein Problem mit Trello und Asana. Mit denen ist quasi “Projektmanagent To Go” möglich.
 

Collaboration

Hier eine Mail, dort ein Telefonat; hier ein Chat, dort ein Datei-Austausch. Wenn Sie in großen oder mehreren Teams arbeiten, wird die Kommunikation mit allen Beteiligten eine Herausforderung. Collaboration-Tools wie Slack oder Microsoft Teams helfen Ihnen, die meisten Tätigkeiten in einem Programm zu erledigen. So ist es ganz einfach möglich, per Chat Dokumente auszutauschen, Termine abzustimmen und Aufgaben zuzuweisen.
 

Texte, Tabellen und Präsentationen

Egal, wie viele Tools und Apps Sie einsetzen - ohne Word, Excel und Powerpoint geht es kaum. Die guten, altbekannten Office-Programme sind auch heute noch extrem beliebt. Möchten Sie beim Original bleiben, bieten sich die offiziellen Word-, Excel- und Powerpoint-Apps an. Oder Sie nutzen die Apps der G Suite als Alternative. Mit den Google-Anwendungen können Sie ebenso Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien bearbeiten.
 

Zeiterfassung

Wenn Sie auf mehreren Projekten oder für verschiedene Kunden arbeiten, müssen Sie Ihre Arbeitszeit genau festhalten. Das ist mit Timeular sehr gut umsetzbar. Hier drücken Sie entweder den Start-/Stopp-Button um Ihre Arbeitszeit in Echtzeit zu erfassen. Oder Sie tragen die Zeiten nachträglich von Hand ein. Hubstaff bietet ebenso eine Stechuhr-Funktion an, ergänzt diese aber um weitere Funktionen. Beispielsweise um eine GPS-Erfassung, um Arbeitswege nachzuverfolgen.
 

Timeular (links) ist eine mobile Stechuhr, mit der Sie schnell zwischen verschiedenen Projekten hin und her springen können. Hubstaff (rechts) bietet mehr Funktionen, unter anderem das Tracking des Standortes.
 

Cloudspeicher

Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder OwnCloud: Mittlerweile gibt es unzählige Anbieter von Cloud-Speicherlösungen. Da Sie hier sicherlich Firmen-Dokumente ablegen möchten, eventuell mit vertraulichen Inhalten, sollten Sie vor der Nutzung unbedingt mit Ihren IT- und Datenschutz-Verantwortlichen sprechen.
 

Geschäftsreisen

Flexibel und zugleich günstig reisen - das ist die Prämisse von vielen Unternehmen. Dazu gehört heutzutage ein Mix verschiedener Verkehrsmitteln. Zum Beispiel die Anreise per Bahn, danach wechseln Sie zu einem Mietwagen- oder Carsharing-Anbieter. Oder Sie nutzen einen E-Tretroller. Deswegen sollten Sie auf Ihrem Smartphone die Bahn-App und die Mobil-Anwendungen der jeweiligen Mietwagen-/Carsharing- und Scooter-Anbieter installiert haben.

Sind Sie im puristisch ausgestatteten Geschäftswagen unterwegs, können Sie die fehlenden Features per App nachrüsten. Zum Beispiel dienen Google Maps und Here WeGo sehr gut als Navi-Ersatz. Und eine Fahrtenbuch-App wie PACE Car sorgt für die Aufzeichnung der geschäftlich gefahrenen Kilometer. Sollte es zu einer Panne kommen, können Sie über die App Ihres Automobilclubs flink Hilfe holen und den Standpunkt Ihres Wagens übermitteln.

Was ebenso nicht fehlen darf: Mindestens eine App, um spontan eine Übernachtungsmöglichkeit zu buchen. HRS, Booking.com, AirBnB - die Auswahl ist groß.
 

Weitere sinnvolle Apps fürs Business

• Sammelten Sie früher auch massenweise Visitenkarten, um die Kontaktdaten zu verwalten? Mit Xing und LinkedIn sparen Sie sich das.
   
• Sind Sie jemand, der seine Notizen niederschreibt, als Sprachnachricht festhält und Fotos als Reminder schießt? Mit Evernote können Sie diese in einer App verwalten und in Tasks umwandeln.
   
• Das kennt jeder: Man sieht einen spannenden Online-Artikel oder Social-Media-Posts, hat aber keine Zeit, ihn zu lesen. Nutzen Sie Pocket, um Bookmarks anzulegen und diese mit Schlagworten zu archivieren.
   
• Möchten Sie im Zug mal schnell ein Angebot oder eine Rechnung schreiben? Mit den Apps von Sevdesk, Billomat, Lexoffice oder Fastbill gestaltet  sich die mobile Buchhaltung ganz einfach.
   

Was Sie beim Einsatz der Apps beachten sollten

Gleichgültig, ob Sie ein Geschäftshandy oder ihr privates Smartphone im Rahmen von BYOD (Bring Your Own Device) für die Arbeit nutzen: Halten Sie sich stets an die IT-, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben Ihres Unternehmens! Datenschutz ist besonders bei einem “mobilen Office” wichtig. Klären Sie genau, was erlaubt ist und was nicht. Und welche Apps eventuell ein No-Go sind.

Bilder: Adobe Stock, Google Play Store