Mehr Fokus: 17 Tipps, um konzentrierter und fokussierter zu arbeiten

Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich Notizblöcke, Notizzettel und Aktenordner, Ihr E-Mail-Postfach ist voll mit E-Mails und Ihre Mailbox blinkt ständig, weil Sie unzählige Anrufe nicht entgegennehmen konnten. Kennen Sie diese Situation?

Dann wissen Sie vermutlich nicht, um welche Baustelle Sie sich zuerst kümmern sollen. Lassen Sie sich jetzt jedoch nicht dazu verleiten, unkonzentriert und unfokussiert zu arbeiten. Denn: Wer unkonzentriert und unfokussiert arbeitet, bringt nichts richtig zu Ende.

Das macht Ihre Situation nur noch schlimmer. Die Lösung: Finden Sie einen Weg, sich zu konzentrieren und Ihre Aufgaben fokussiert zu erledigen. Wie Sie das schaffen? Wir haben 17 Tipps für Sie zusammengestellt:
 

Tipp 1: Ziele richtig setzen

Setzen Sie sich kurz- und mittelfristige Ziele. Nur so wissen Sie genau, was Sie bis wann erreichen wollen oder müssen. Am besten gehen Sie nach der SMART-Methode vor. Das bedeutet, Ihre Vorgaben sollten folgendermaßen sein:

• S = spezifisch
• M = messbar
• A = attraktiv
• R = realisierbar 
• T = zeitlich terminiert

Ein Ziel wie folgt zu formulieren ist zu schwach und wird auf Ihrer Prioritätenliste immer weiter nach unten rutschen „Man müsste mal unseren Server updaten“. Formulieren Sie Ihr Ziel besser so: „Bis zum 31. Juli muss ich unseren Mail-Server auf die neueste Windows-Version updaten. Das Vorhaben packe ich bereits am 1. Juli an.“
 

Tipp 2: Tasks priorisieren

Nicht alle Aufgaben sind wichtig. Manche sind sogar ziemlich unwichtig, erfordern aber trotzdem viel Aufmerksamkeit und Zeit. Deshalb sollten Sie täglich oder mindestens einmal pro Woche Ihre Tasks durchgehen und eine Priorisierung vornehmen bzw. die bestehende Priorisierung bei Bedarf aktualisieren.

Wenden Sie dazu beispielsweise eine ABC-Analyse an. Mit dieser unterteilen Sie Ihre Tasks in drei Kategorien:

• A = sehr dringend, muss zuerst erledigt werden
• B = wichtig, kann aber noch warten
• C = unwichtig und hat viel Zeit

Möchten Sie es noch genauer haben? Dann setzen Sie die Eisenhower-Matrix ein! Bei der Eisenhower Matrix legen Sie auf einem Zettel oder in einem digitalen Dokument vier Felder an. Auf diese Felder („Machen“, „Verschieben“, „Delegieren“ und „Löschen“) verteilen Sie Ihre aktuellen Aufgaben.

Ihr Arbeitstag braucht gefühlt 60 Stunden, um Ihre Termine und Aufträge zu erledigen? Dann haben Sie noch immer viel zu viele Dinge auf dem Tisch! Lernen Sie, „Nein“ zu sagen und keine neuen Tasks anzunehmen, wenn Sie keine Zeit dafür haben. 

Lernen Sie, Aufgaben an Kollegen, Freelancer oder Dienstleister zu delegieren, die Sie als Kategorie C oder in der Eisenhower Matrix als „dringend“ und „nicht wichtig“ eingestuft haben.
 

Tipp 4: Zeit abschätzen

Ein weiterer relevanter Punkt, um sich auf Aufgaben besser fokussieren zu können, ist: Planen Sie genügend Zeit ein. Denn zwischen Tür und Angel lassen sich die wenigsten Herausforderungen lösen.

Für die Zeitplanung können Sie die ALPEN-Methode verwenden. Das Akronym steht für: 

• A = Aufgaben aufschreiben
• L = Länge einschätzen
• P = Pufferzeit einplanen
• E = Entscheidungen treffen
• N = Nachkontrollieren

Die wichtigsten Punkte umfassen die realistische Abschätzung der Zeit, die Sie für die Erledigung benötigen, und das Einplanen einer guten Pufferzeit.
 

Tipp 5: Arbeitstag planen

Beginnen Sie nie „blindlings“ einen Tag oder eine Woche! Das A und O, um konzentriert arbeiten zu können, ist die Einteilung Ihrer Arbeitszeit. Nutzen Sie dafür Terminplaner und digitale Tools, um Ihren Tagen mehr Struktur zu verleihen. 

Tragen Sie in Ihren Terminplaner alle Meetings und andere Termine ein, auch so etwas wie ein kurzes Telefonat oder Ihre Mittagspause. Ansonsten gehen diese Dinge schnell unter. Wenn Sie ständig nur am Reagieren statt am Agieren sind, verlieren Sie schnell Ihren Fokus.
 

Tipp 6: Blocker setzen

Nach dem Anwenden der ALPEN-Methode wissen Sie, dass Sie acht Stunden für das Erledigen einer dringenden Aufgabe benötigen. Nehmen Sie sich diese Zeit. Setzen Sie sich einen Blocker in Ihren Terminkalender, schalten Sie Ihr Telefon ab oder begeben Sie sich ins ruhige Home Office.

Nutzen Sie Ihre geblockte Zeit so effektiv und effizient wie möglich. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in unserem nächsten Tipp.
 

Tipp 7: Ablenkungen beseitigen

Hier eine E-Mail, dort ein Telefonat. Hier ein Chat, dort ein Plausch in der Kaffeeküche. Solche kurzen Unterbrechungen lassen Ihre Konzentration dahinschwinden. Diese Unkonzentriertheit führt dazu, dass Sie Ihre Aufgaben nicht erledigen können, wie Sie es gerne hätten.

Lassen Sie sich nicht ablenken! Legen Sie Ihr Smartphone in die Schublade und schalten Sie es aus, deaktivieren Sie Chat-, Social-Media- und E-Mail-Programme. Fokussieren Sie sich auf Ihre Aufgabe und lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, etwas anderes zu tun.
 

Tipp 8: Perfektionismus zurückstellen

Kennen Sie das Pareto-Prinzip? Es besagt, dass Sie nur 20 Prozent Ihrer Zeit benötigen, um eine Aufgabe zu 80 Prozent zu erledigen. Für die restlichen 20 Prozent benötigen Sie aber 80 Prozent Ihrer Zeit.

Mit anderen Worten: Um eine Aufgabe zu 100 Prozent perfekt zu erledigen, braucht man sehr viel Zeit. Zeit, die Sie vermutlich nicht haben. Daher kann es bei bestimmten Aufgaben sinnvoll sein, Ihren Perfektionismus zurückzustellen und sich auch mit 70- oder 80-prozentigen Ergebnissen zufriedenzugeben.
 

Tipp 9: Situation analysieren

Viele Tage verlaufen anders als geplant. Wenn eine Ausnahmesituation eintritt, wird schnelles Handeln von Ihnen erwartet.

Bewahren Sie auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf und fokussieren Sie sich auf das Wesentliche. Erstellen Sie eine kurzfristige Ad-hoc-Analyse. Mit dieser Analysemethode arbeiten Sie schnell die wesentlichen Fakten heraus, um adäquat handeln zu können.

Kaum jemand schafft es, fünf, acht oder zehn Stunden am Stück zu arbeiten. Ihr Gehirn und der Rest Ihres Körpers brauchen mehrmals am Tag eine Pause. Gönnen Sie ihnen diese Ruhe- und Erholungsphasen, indem Sie alle zwei bis drei Stunden eine kurze Pause einlegen, in der Sie nicht arbeiten. 

Sie können auch die Pomodoro-Technik anwenden: Dabei arbeiten Sie nur 25 bis 30 Minuten konzentriert an einer Sache, danach machen Sie eine Pause von fünf bis zehn Minuten. Diesen Rhythmus wiederholen Sie vier- bis fünfmal. Nach vier- bis fünfmal erfolgt eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten. Indem Sie die Pomodoro-Technik konsequent anwenden, arbeiten Sie Aufgaben konzentrierter ab und haben gleichzeitig ausreichende Erholungspausen für sich und Ihr Gehirn.
 

Tipp 11: Bewegung und Sport

Eine echte Pause ist nur dann eine Pause, wenn Sie sich in dieser Zeit nicht mit Ihrer Arbeit beschäftigen. Am besten ist es, in der Auszeit im Büro herumzulaufen, um den Körper und den Kreislauf in Schwung zu bringen.

Noch besser: Gehen Sie an die frische Luft und laufen Sie eine Runde um den Block oder machen Sie ein paar Yoga- und Dehnübungen.
 

Tipp 12: Gute Ernährung

Schnitzel, Kuchen, Bonbons und Chips: Wer unter Stress steht, ernährt sich oft ungesund. Das ist einerseits verständlich, denn der Körper braucht Energie, um sich konzentrieren zu können.

Andererseits kann eine ungesunde Ernährung genau das Gegenteil bewirken: Die fettigen Pommes müssen verdaut werden, was den Fokus des Körpers verschiebt. Eine Zucker-Koffein-Bombe wie ein Energy-Drink liefert zwar schnell Energie, die Leistungsfähigkeit nimmt danach jedoch rapide ab.
 

Tipp 13: Genügend Schlaf

Um sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren zu können, ist ein guter und ausreichend langer Schlaf essenziell. Damit legen Sie die Grundlage, um Ihre Tasks konzentriert angehen zu können und dauerhaft leistungsfähig zu sein. Ein Konzentrationsloch durch Müdigkeit lässt sich nur bedingt mit Kaffee, Cola und Energy-Drinks ausgleichen.
 

Tipp 14: Multitasking vermeiden

Hartnäckig hält sich das Gerücht, Frauen können multitasken, Männer nicht. Wie unzählige Studien belegen, kann sich kein Geschlecht über längere Zeit auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentrieren und dabei gute Leistungen erbringen.

Konzentrieren Sie sich auf eine Sache und arbeiten Sie Aufgabe für Aufgabe ab, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
 

Tipp 15: Arbeitsplatz einrichten

Was viele Menschen gerne vergessen: Der Begriff „Arbeitsplatz“ setzt sich aus den Wörtern „Arbeit“ und „Platz“ zusammen. Letzteres ist entscheidend! 

Wer sich auf eine Sache konzentrieren will, braucht Platz. Wenn Ihr Schreibtisch mit Notizblöcken, Ordnern, Kabeln und leeren Kaffeetassen übersät ist, können Sie sich nicht konzentrieren. Sorgen Sie also für Ordnung und schaffen Sie sich Platz.

Noch nie war es so einfach, seine Arbeit effizient zu erledigen. Ein Schlüsselfaktor sind die richtigen Programme, Online-Tools und Smartphone-Apps. Mit Excel, Trello, Asana, Outlook und vielen anderen Apps lassen sich Aufgaben ganz einfach sammeln und strukturieren. 

Und manche schwören auf Apps und Playlists mit speziellen Sounds, die die Konzentration steigern können. Geht es Ihnen auch so? Finden Sie es heraus!
 

Tipp 17: Lernen und verbessern

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie Ihre Konzentration von heute auf morgen verbessern können. Vielmehr ist es ein kontinuierlicher Prozess, besser zu werden. Wenden Sie unsere Tipps mehrmals an und überprüfen Sie, ob und wie gut jede einzelne Maßnahme bei Ihnen wirkt. 

Fokussieren Sie sich hierbei auf die besten Tipps. Wenden Sie diese stetig an, optimieren Sie die Umsetzung immer wieder und seien Sie offen für neue Tipps!
 

Fazit

Von der Eisenhower-Matrix, der ABC-Analyse und der ALPEN-Methode über die Pomodoro-Technik und den Multitasking-Verzicht bis hin zu Sport und Schlaf: Es gibt zahlreiche Maßnahmen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu erledigen. Probieren Sie sie aus!

Sie werden schnell merken, wie Ihr Schreibtisch leerer und Ihr Arbeitstag entspannter wird. Sie gehen Ihre Aufgaben konzentriert an und erzielen bessere Ergebnisse. Das ist gut für Sie und Ihre Karriere.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg auf dem Weg zu einer konzentrierten und fokussierten Arbeitsweise!

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