5-Why-Methode: Warum Sie das "Warum?"-Fragen im Business voranbringt

Dieses Problem kennen Entwickler sehr gut: Ein digitales Produkt funktioniert nicht, der Fehler soll angeblich im Programmcode stecken. Ein Developer muss ran und den Bug finden, was sehr zeitaufwändig sein kann. Und manchmal findet niemand eine Lösung. Vielleicht steckt das Problem wo ganz anders? Womöglich hat der Fehler einen Grund, an den niemand direkt gedacht hat?

Genau dafür gibt es die Fünf-Warum-Analyse. Diese ist auch als 5-Why- oder 5W-Methode bekannt.
 

So funktioniert die Fünf-Warum-Analyse

Die Idee hinter der Methode ist ganz simpel: Sie stellen fünf mal die Frage “Warum?”, um ein Problem besser zu identifizieren. Denn - wie schon eingangs erwähnt - liegt die Ursache für ein Problem gerne mal wo ganz anders als vermutet.

Ein Beispiel: Ihr Onlineshop ist seit ein paar Tagen schlecht erreichbar, die Webseite lädt nicht. Die erste Frage wäre: “Warum fällt der Onlineshop aus?”. Eine Antwort lautet: “Der Server ist immer wieder down”. In diesem Fall würde ein Techniker den Server neu booten. Damit wäre das Problem behoben. Wirklich?

Mit der 5W-Methode gehen Sie dem Vorfall auf den Grund. Sie stellen in diesem Fall beispielsweise folgende Fragen:
 

• Warum ist der Onlineshop ausgefallen? 
• Der Server war down.

• Warum war der Server down?
• Weil er überlastet war.

• Warum war er überlastet?
• Weil zu viele Tasks gelaufen sind.

• Warum sind zu viele Tasks gelaufen?
• Weil das ein bekannter Bug in der Shop-Software ist.

• Warum wurde der Bug nicht behoben?
• Weil der zuständige Entwickler dafür keine Zeit hatte.

Sie kommen mit jeder Frage der Ursache des Problems näher. Dabei ist die Zahl Fünf in der 5-Why-Analyse eher symbolisch gemeint. Manchmal kommen Sie schon nach drei Fragen zum Ziel. Manchmal benötigt es mehr als fünf “Warum?”. 

Wie in unserem Fall. Geben Sie nicht auf! Bohren Sie weiter nach.
 

• Warum hat der Entwickler keine Zeit, um die Bugs zu beheben?
• Weil er zu viele Aufgaben um die Ohren hat.

• Warum hat er zu viel um die Ohren?
• Weil er zwei neue Kollegen einarbeiten muss.

• Warum muss er die neuen Kollegen so intensiv einarbeiten, dass er keine Zeit für andere Dinge hat?
• Weil die neuen Kollegen mit ihrer neuen Position überfordert sind.

• Warum sind sie überfordert?
• Weil es kein richtiges Onboarding gab.

• Warum gab es kein richtiges Onboarding?
• Weil der zuständige Kollege krank ist.

• Warum gibt es für den kranken Kollegen keinen Ersatz?
• Weil sich niemand darum gekümmert hat.

Sie merken: Die Frage-und-Antwort-Reihe geht zunehmend in eine andere Richtung als vermutet. Der Grund für die Ausfälle ist zwar vordergründig ein technisches Problem, doch am Ende gibt es einen ganz anderen Auslöser. 

Selbstverständlich lässt sich die Kette an Why-Fragen fast beliebig weitertreiben. Doch ab einem gewissen Punkt verlieren Sie den Fokus auf das konkrete Problem.
 

Woher stammt die Fünf-Warum-Analyse?

Erfinder der Methode ist Toyoda Sakichi. Der Japaner (1867-1930) erfand das Konzept der fünf W-Fragen, um bei defekten, automatisierten Webstühlen den wahren Fehler zu finden. Toyoda Sakichi gab sein Wissen an seinen Sohn Toyoda Kiichiro weiter. Und der setzte es für sein Unternehmen ein: den Autobauer Toyota.

Ein Grund, warum Toyota so erfolgreich wurde, ist seine Effizienz. Denn im TPS (Toyota Produktions-System) gilt seit jeher, jede Art von Verschwendung zu vermeiden. Und Ineffizienz ist eine Form von Verschwendung. 

Um den “Verschwendern” auf den Grund zu gehen, führten Toyoda Junior und Senior verschiedene Methoden bei Toyota ein. Dazu gehören beispielsweise die 7-Muda, Kaizen und eben die 5W-Fragen.

Die Fünf-Warum-Analyse ist übrigens auch ein Werkzeug, das bei der Lean-Startup-Methode eingesetzt werden sollte. Denn damit können Startups recht einfach Probleme finden, die ihre schnelle, agile Vorgehensweise behindern.
 

Die Vor- und Nachteile der 5-Why

Selbstverständlich ist auch die Fünf-Warum-Analyse kein Stein der Weisen, mit dem Sie schnell alle Probleme identifizieren können. Nichtsdestotrotz bietet die Methode einige Vorteile:

• Sie ist leicht anwendbar, zum Beispiel in Teamgesprächen.
• Sie lässt sich in verschiedenen Bereichen des Geschäftslebens und ebenso im Privatleben anwenden.
• Sie zeigt, dass Probleme meist tiefliegendere Ursachen haben - der Blick auf das große Ganze wird geschärft.
• Sie sorgt für eine bessere Kommunikation im Team oder in einem ganzen Unternehmen.
• Sie zeigt, dass Probleme immer Ursachen haben, die sich mit Struktur finden lassen.

Die Nachteile sind unter anderem:

• Wenn Sie zu viele “Warum?”-Fragen stellen, entfernen Sie sich von der wirklich relevanten Ursache.
• Viele Probleme fallen vielschichtig und komplex aus, es gibt diverse Abhängigkeiten. Das bedeutet, es entstehen zahlreiche “Abzweigungen”.
• Es ist möglich, dass die Befragten die Ursachen der Probleme auf andere Personen abwälzen.
• Durch das intensive Nachfragen und Nachhaken kann es zu Schuldzuweisungen und Streitereien kommen.
   

Ishikawa-Diagramm: Wie Sie die 5W-Methode verfeinern können

Der Wissenschaftler Kaoru Ishikawa entwickelte Anfang der 40er-Jahre eine Methode, um die Ursachen für Probleme Qualitätsmanagement aufzudecken. Das Ergebnis ist das nach ihm benannte Ishikawa-Diagramm, das wegen seines Aussehens auch als Fischgräten- oder Fishbone-Diagramm bezeichnet wird.

Wenn Sie die 5W-Technik anwenden, merken Sie schnell, dass die Problemfindung oft nicht so einfach ist. Das Wechselspiel aus Ursache und Wirkung beinhaltet mehrere Einflüsse. Diese Einflüsse müssen Sie im Team erarbeiten. Das kann beispielsweise so aussehen:
 

Betrachten Sie große Herausforderungen, die zum Beispiel Ihr gesamtes Unternehmen betreffen, sollten Sie für das Ursache-Wirkungs-Diagramm von Ishikawa die 8M heranziehen. Diese sind:

• Mensch
• Methode
• Maschine
• Material
• Milieu
• Management
• Messung
• Money

Wenden Sie die Fünf-Warum-Analyse zusammen mit den 8M und dem Ishikawa-Diagramm an, können Sie komplexe Sachverhalte strukturiert aufzeigen. Und so das Problem durch verschiedene “Stellschrauben” lösen.

Fazit

Im Titellied der Kindersendung Sesamstrasse heißt es: “Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum?”. Diese Fragen sollen Kinder stellen, um Dinge zu verstehen. Gleiches gilt für Erwachsene! Nehmen Sie Fehler, Hindernisse oder Probleme nicht einfach hin. Fragen Sie nach. Mehrfach. Gehen Sie den Ursachen mit der Fünf-Fragen-Analyse auf den Grund!

Bilder: Adobe Stock, 1&1 IONOS