Der perfekte Ablauf: Wie Sie jede Phase des Vorstellungsgesprächs erfolgreich meistern

Jedes Bewerbungsgespräch kann anders ablaufen, denn Personalverantwortliche sind recht frei in der Gestaltung. Zum Beispiel können sie Sie als Bewerber zu einem Video-Interview einladen oder zu einem klassischen Präsenz-Vorstellungsgespräch.

In der Praxis folgt fast jedes Bewerbungsgespräch - egal, ob online oder offline - einer etablierten Struktur, welche aus mehreren Schritten besteht. Je nachdem, wie genau man die Schritte unterteilt, hat ein Vorstellungsgespräch fünf, sieben oder zehn Phasen.
 

Die Phasen eines Vorstellungsgesprächs

In der detailliertesten Betrachtung besteht ein Bewerbungsgespräch aus zehn Phasen, die den Ablauf bestimmen. Diese sehen so aus:

• Phase 1: Vorbereitung
• Phase 2: Ankunft
• Phase 3: Smalltalk
• Phase 4: Firmenpräsentation
• Phase 5: Selbstpräsentation
• Phase 6: Fachfragen
• Phase 7: Rückfragen
• Phase 8: Abschluss
• Phase 9: Verabschiedung
• Phase 10: Nachbereitung

Um die Betrachtung, wie ein Vorstellungsgespräch abläuft, zu vereinfachen, erfolgt in der Fachliteratur oft eine Unterteilung in sieben oder nur fünf Phasen. Letzteres sieht zum Beispiel so aus:

• Phase 1: Begrüßung & Smalltalk
• Phase 2: Arbeitgeber-Vorstellung
• Phase 3: Selbstpräsentation
• Phase 4: Fragen
• Phase 5: Abschluss

Bewerbungsgespräch: Die Phasen genau erläutert

Wenn Sie wissen, wie ein Bewerbungsgespräch abläuft und was Sie im Großen und Ganzen erwartet, haben Sie einen Vorteil: Sie können sich auf die einzelnen Phasen ideal vorbereiten, was Ihre Chance auf einen neuen Job erhöht. 

Hier erläutern wir Ihnen das ausführliche Neun-Phasen-Modell und liefern Ihnen dazu essentielle Ratschläge.
 

Phase 1: Vorbereitung

Gehen Sie niemals auf gut Glück in ein Vorstellungsgespräch. Unerwarteten Fragen oder Situationen können Sie sonst schnell überraschen. Jedes Zögern, jede Ausrede oder jede Unsicherheit kann Ihren Gesamteindruck schmälern. Das wollen Sie sicherlich nicht, oder?

Bereiten Sie sich vor dem Termin bestmöglich vor. Dazu gehört unter anderem, dass Sie wichtige Fakten über das Unternehmen recherchieren (Firmengröße, Produkte, Historie etc.) und zudem herausfinden, wer Ihre Gesprächspartner in dem Job-Interview sein werden. Zudem sollten Sie sich die Stellenausschreibung mit den spezifischen Anforderungen einprägen und an Ihrer Selbstpräsentation arbeiten.
 

Phase 2: Ankunft

Die Ankunft ist die erste kritische Phase. Sorgen Sie dafür, dass Sie pünktlich bei dem Unternehmen ankommen. Planen Sie einen Puffer von mindestens 30 bis 60 Minuten ein, damit Sie einen Stau oder einen Zugausfall ausgleichen können. 

Achten Sie vor dem Betreten des Gebäudes darauf, dass Ihr Bewerbungsoutfit sitzt, Ihre Frisur in Ordnung ist und Sie auch sonst einen professionellen Ersteindruck machen. So kann es angebracht sein, noch kurz ein Erfrischungsbonbon für den guten Atem zu lutschen, die kalten Hände aufzuwärmen und ein paar mal ordentlich durchzuschnaufen, um Ihre Nervosität zu senken.

Seien Sie beim Betreten des Firmengebäudes höflich zu allen Personen, die Sie treffen - gleichgültig, ob es der Pförtner, eine Person im Aufzug oder Ihre Ansprechpartner sind. Zudem ist es ratsam, sich die Namen von allen Personen, die sich Ihnen vorstellen, einzuprägen, damit Sie sie später direkt ansprechen können.
 

Phase 3: Smalltalk

Bevor es mit dem eigentlichen Vorstellungsgespräch losgeht, gibt es in der Regel ein bisschen Smalltalk . Man wird Sie beispielsweise fragen, ob Ihre Anreise gut verlaufen ist oder ob Sie etwas zum Trinken haben möchten. Diese lockere Konversation dient dazu, das „Eis zu brechen“. 

Der Smalltalk dient aber auch dazu, dass sich alle Anwesenden schnell kennenlernen. In diesen wenigen Minuten wird bereits unterschwellig klar, ob einem eine Person sympathisch oder eher unsympathisch erscheint. Dementsprechend ist diese Phase wichtiger als man denkt.
 

Phase 4: Firmenpräsentation

In einem Vorstellungsgespräch geht es nicht nur darum, dass sich die Bewerber richtig vorstellen. In Zeiten des Fachkräftemangels und des sogenannten „War for Talents“ möchten auch Unternehmen einen guten Eindruck bei den Kandidaten hinterlassen. 

Somit folgt nach dem Smalltalk immer häufiger eine kurze Firmenpräsentation. Hierbei stellt sich Ihr potentieller, neuer Arbeitgeber vor, indem Ihnen die Kultur, die Vision und Mission des Unternehmens näher gebracht wird.
 

Phase 5: Selbstpräsentation

In dieser Phase dreht sich alles um Sie. Meist beginnt sie mit einem Satz wie „Stellen Sie sich bitte kurz vor“ oder „Erzählen Sie etwas über sich“. 

Bei der Selbstpräsentation geht es darum, die Personalverantwortlichen von Ihren Fähigkeiten und Ihrer beruflichen Laufbahn zu überzeugen. Zudem können Sie in der fünften Phase Ihre Kommunikationsfähigkeit unter Beweis stellen, indem Sie alle wichtigen Fakten anbringen und dabei einen roten Faden verfolgen. 

Achten Sie stets darauf, dass alle Informationen perfekt zu der ausgeschriebenen Stelle passen. Das heißt auch: Lassen Sie alles Unnötige weg, zum Beispiel irrelevante Stellen oder Lücken in Ihrem Lebenslauf.

Jedes Unternehmen möchte die besten Mitarbeiter haben. Mitarbeiter, die motiviert sind, ins Team passen, über gewisse soziale Kompetenzen verfügen und selbstverständlich einige Hard Skills bieten. Um herauszufinden, ob Sie diese Kriterien erfüllen, wird man Ihnen mehrere Fragen stellen. Diese orientieren sich höchstwahrscheinlich an der STAR-Methode.

Das Akronym „STAR“ steht für „Situation“, „Task“, „Action“ und „Result“. Vereinfacht gesagt geht es bei dieser Interviewtechnik darum, mehr über Ihre Ausbildung, Ihr bisheriges Berufsleben, Ihre Kompetenzen und Ihre Verhaltensweisen zu erfahren. Unter Umständen erwarten Sie in dieser Phase des Vorstellungsgesprächs auch ganz spezifische oder knifflige Fachfragen.
 

Phase 7: Rückfragen

Mit „Haben Sie noch Fragen?“ wird die siebte Phase des Neun-Phasen-Modells eingeläutet. Nun haben Sie die Möglichkeit, ein paar Fragen an die Anwesenden zu stellen. Nutzen Sie unbedingt diese Chance, um mehr über die ausgeschriebene Stelle, die Abteilung und das Unternehmen zu erfahren. Damit Sie nichts vergessen, können Sie sich bereits in der Vorbereitungsphase ein paar Fragen notieren.

Mit gut gestellten Fragen können Sie Ihren Eindruck verbessern. Es gibt aber auch peinliche und kritische Rückfragen im Vorstellungsgespräch, die Sie als Bewerber besser nicht stellen sollten. Manchmal entscheiden wenige Worte oder die Art der Fragestellung darüber, wie Ihr Nachhaken auf die anwesenden Personen wirkt. Wählen Sie also Ihre Worte weise!
 

Phase 8: Abschluss

Sind alle Fragen gestellt oder läuft die vereinbarte Zeit für Ihr Job-Interview ab, beginnt die vorletzte Phase: Die Personalverantwortlichen bedanken sich bei Ihnen für das Gespräch und erläutern Ihnen die weiteren Schritte. Sollte Ihnen beim Abschluss noch etwas unklar sein, so scheuen Sie sich nicht, nachzufragen.

Unter Umständen findet auch an dieser Stelle noch etwas Smalltalk statt, um das Gespräch insgesamt abzurunden.
 

Phase 9: Verabschiedung

Die Phasen acht und neun gehen meist fließend ineinander über. Nutzen Sie die Verabschiedung, um noch einen letzten, guten Eindruck hinterlassen. Das können Sie, indem Sie allen Anwesenden die Hand schütteln, sich für das tolle Gespräch bedanken und noch einen guten Tag wünschen. Schließlich verlassen Sie das Firmengebäude und Ihr Vorstellungsgespräch ist offiziell beendet.
 

Phase 10: Nachbereitung

Zu einem Bewerbungsgespräch gehört nicht nur eine ordentliche Vorbereitung und ein astreines Job-Interview, sondern auch eine professionelle Nachbereitung. Auf Ihrem Nachhauseweg oder zuhause sollten Sie eine Reflexion durchführen: Was lief in den einzelnen Phasen des Vorstellungsgesprächs aus Ihrer Sicht sehr gut, mittelmäßig oder gar schlecht?

Denken Sie darüber nach und halten Sie Ihre Erkenntnisse schriftlich fest. Gehen Sie sie in den kommenden Tagen mehrmals durch und finden Sie Ihre Defizite. Arbeiten Sie daran, sukzessive besser zu werden!
 

Fazit

Ein Vorstellungsgespräch ist viel mehr als nur ein Gespräch. Die meisten Personalverantwortlichen folgen einer etablierten Struktur, die aus mehreren Phasen besteht. Seien Sie darauf gefasst und bestmöglich vorbereitet. Gehen Sie den Ablauf mit Partnern, Freunden oder Bekannten durch und legen Sie sich auf die meistgestellten Fragen die passenden Antworten zurecht. Je geübter Sie sind, desto einfacher fällt es Ihnen, Ihren Traumjob zu ergattern.

Fällt es Ihnen schwer, alle Phasen eines Vorstellungsgesprächs ohne Probleme zu absolvieren? Dann sollten Sie unter anderem an Ihrer persönlichen SWOT-Analyse arbeiten und Ihr Profil schärfen. Zudem kann es nicht schaden, einen professionellen Trainer oder Coach zu suchen, der Sie unterstützt. Nutzen Sie dazu gerne unseren Service für Bewerber und sprechen Sie uns an!
 

Bilder: Adobe Stock